Na Aba Fluxograma, são apresentadas três opções de configurações:

• Layout Tarefa Externa

• Layout Tarefa Interna

• Layout Tarefas ArqSign

São comuns aos três cenários as seguintes configurações:

Conector

Conecta as etapas do fluxo. Deve ser inserido ligando uma tarefa à outra no desenho. Para cada conector será exibido para o usuário um botão de prosseguimento no fluxo.

Configurações do Conector

• Ação de Avanço: Informe o nome do botão que vai aparecer na tela da tarefa quando o usuário for dar prosseguimento ao fluxo. Caso seja um conector de uma tarefa que será executada por um usuário externo, informe as obrigatoriedades que ele deverá executar para dar prosseguimento ao fluxo.
• Origem: Mostra a tarefa ou decisão que é a origem do conector.
• Destino: Mostra a tarefa ou decisão de destino do conector.
• Avançar Automaticamente: Selecione essa opção se o prosseguimento da etapa for automático depois de um determinado percentual de atraso de execução da tarefa. Neste caso, é preciso preencher também o campo Percentual de Atraso.

Configurações do Conector de Tarefa tipo Gateway Exclusivo

• Avançar Automaticamente: Ao marcar esta opção, o campo numérico “% Atraso” ficará habilitado para o usuário informar o % de atraso para que a decisão avance para este caminho de forma automática conforme o tempo de atraso.
• Condição para este avanço: Este campo virá marcado e desabilitado
• Quando o campo: Neste campo já virá preenchido de forma automática o campo do formulário informado nas configurações da tarefa do tipo Gateway Exclusivo associada ao conector.
• For: Este campo será do tipo dropdown e terão os seguintes valores: “=”, “>=”, “”.
• Ao valor: Este campo sempre irá obedecer ao formato do campo que está sendo exibido no “Campo do formulário”. Ou seja, se o “Campo do formulário” for um campo de lista do tipo lista, este campo deverá ser exibido como dropdown exibindo as opções existentes para ele. Se o “Campo do formulário” for numérico, este campo deverá ser exibido no formato numérico. Se o “Campo do formulário” for monetário, este campo deverá ser exibido no formato monetário.

Configurações do Conector de Decisão tipo Gateway Exclusivo

• Avançar Automaticamente: Ao marcar esta opção, o campo numérico “% Atraso” ficará habilitado para o usuário informar o % de atraso para que a decisão avance para este caminho de forma automática conforme o tempo de atraso.
• Condição para este campo: Selecione esta opção caso deseje que o fluxo avance automaticamente a partir da condição de preenchimento de um campo específico do formulário.
• Quando o campo: Neste campo já virá preenchido de forma automática o campo do formulário informado nas configurações da tarefa do tipo Gateway Exclusivo associada ao conector.
• For: Este campo será do tipo dropdown e terão os seguintes valores: “=”, “>=”, “”.
• Ao valor: Este campo sempre irá obedecer ao formato do campo que está sendo exibido no “Campo do formulário”. Ou seja, se o “Campo do formulário” for um campo de lista do tipo lista, este campo deverá ser exibido como dropdown exibindo as opções existentes para ele. Se o “Campo do formulário” for numérico, este campo deverá ser exibido no formato numérico. Se o “Campo do formulário” for monetário, este campo deverá ser exibido no formato monetário.

Tarefa

Representa as tarefas do fluxo. Ao inserir uma tarefa, insira o seu nome ou uma breve descrição do que deve ser feito naquela tarefa.

Configurações da Tarefa

Todas as tarefas criadas no desenho do fluxo devem ser configuradas individualmente.

Aba Configurações

• Título: Nome da tarefa. Para editar o título da tarefa, clique sobre o ícone da tarefa no fluxograma.
• Status: Informe o status para a tarefa. Esse status informará ao usuário em que fase o fluxo se encontra durante a execução daquela tarefa.

• Tipo de Responsável: Selecione que tipo de usuário será o responsável por executar aquela tarefa.
  • Chefe imediato (Quem Ativou): Essa opção só será exibida se o fluxo for de ativação manual. Neste caso a tarefa será direcionada para o chefe da pessoa que ativou o fluxo. O sistema obterá a informação de quem é o chefe da pessoa que ativou o fluxo por meio do Cadastro de Usuário.
  • Usuário externo: É um usuário fixo que sempre será o executor da tarefa, mas que não precisará estar logado no sistema para executá-la. Será solicitado que seja informado o e-mail da pessoa (campo “E-mail para receber o token”).
  • Grupo: será solicitado selecionar o grupo cadastrado anteriormente no menu Workflow > Grupo de Usuários e definir se a tarefa será uma atividade conjunta ou individual. Se a atividade for conjunta, no campo “Consenso” informe a porcentagem que será considerada para prosseguimento do fluxo, de acordo com o número de integrantes do grupo (exemplo: se há duas pessoas e for colocado 50%, quando uma delas assinar o fluxo poderá seguir. Se for colocado 100%, as duas precisarão assinar). Se a tarefa for individual, o sistema escolherá quem vai executar a tarefa. Nesse caso defina se essa escolha vai se basear em uma fila (o sistema obedecerá a ordem alfabética, distribuindo tarefas igualmente para todos os membros do grupo), ou se vai se basear em ociosidade (o sistema direcionará a tarefa para o usuário com menor número de tarefas pendentes).

• Quem ativou: Neste caso a tarefa será direcionada para o usuário que ativou o fluxo.
• Selecionado: deverá ser indicado o responsável durante a execução do fluxo.
• Selecionado externo único: Deverá ser informado o e-mail do responsável durante a execução do fluxo.
• Selecionado externo vários: Deverá ser informado o e-mail do responsável durante a execução do fluxo. O usuário poderá definir qual o percentual de execução para o avanço (campo “% Consenso”), ou seja, a tarefa poderá prosseguir mesmo quando a porcentagem de usuários definida aqui a execute. Deverá ser preenchido o campo “Decisão de Consenso”, que apontará para o sistema para onde o fluxo deverá seguir após atingir o percentual de consenso configurado.
• Usuários: será solicitado selecionar o usuário que será o responsável.
• Quem executou uma tarefa externa: Nesse caso a tarefa é direcionada para algum usuário externo que tenha executado alguma outra tarefa durante o fluxo. É preciso definir no campo “Tarefas” a tarefa que está associada e o e-mail utilizado para notificar o usuário será extraído dessa outra tarefa. Só podem ser incluídas tarefas de referência cujo tipo de responsável seja “Selecionado Externo Único”.
• Quem executou uma tarefa interna: O sistema direcionará a tarefa para mesmo usuário que executou alguma outra tarefa durante o fluxo, que deverá ser indicada no campo “Tarefas”. Para este Tipo de Responsável só podem ser incluídas tarefas de referência cujo tipo de responsável anterior seja “Selecionado”, “Grupos por fila” ou “Grupos por ociosidade”.

• Prazo: Informe o prazo que o responsável terá para executar a tarefa. Se o prazo considerar dias, horas e minutos úteis, o sistema vai considerar o horário de trabalho e calendário cadastrados no menu Workflow. Caso não hajam esses cadastros o sistema sempre vai considerar o prazo corrido.
• Inibe a opção de delegar: Se marcada essa opção o responsável não poderá delegar a tarefa para que outra pessoa execute.
• Obrigar comentário na etapa: Obriga o responsável a fazer um comentário sobre o status ou execução da tarefa antes de dar prosseguimento.
• Descrição da Etapa: Descrição que será apresentada para o usuário no momento em que ele receber a tarefa. Neste campo pode ser feita a descrição do que deve ser executado de forma mais detalhada.

Aba E-mail

• Notificar quando: Informe quando será enviada a notificação sobre a tarefa.

• % de tempo: Esse campo será exibido se no campo “Notificar quando” tiver sido escolhida a opção “Ao atrasar um % de tempo” ou “Antes de atrasar um % de tempo”. Neste caso deve ser informada aqui a porcentagem de tempo de atraso, considerando o prazo cadastrado na aba Configurações.
• Notificar: Informe quem deverá ser notificado. O sistema poderá notificar um usuário ou um grupo de usuários.

• E-mail externos: Se forem notificados usuários externos, informe os e-mails e insira uma mensagem personalizada de notificação.
• Mensagem personalizada: Neste campo pode ser inserida uma mensagem personalizada que será exibida para o usuário executor da tarefa.
• Incluir na notificação: Selecione o que deverá ser incluído na notificação: se todos os comentários feitos ao longo do fluxo ou se apenas o último. Indique se devem ser incluídos a observação inserida na ativação do fluxo e os campos do formulário associado ao fluxo.
• Quando for executada mais de uma vez: Essa opção deve ser marcada se, caso a tarefa seja executada mais de uma vez, a notificação precise também ser enviada mais de uma vez. Neste caso deve ser preenchido também o campo Quantidade de vezes executada.
• Ao delegar a responsabilidade: Marque essa opção para que seja enviada uma notificação sempre que o responsável pela tarefa a delegue a outra pessoa. Essa opção só estará disponível caso o campo “Inibe opção de delegar” esteja desabilitado na aba Configurações. Se a tarefa for de execução externa, essa opção não será exibida.

Aba Anexos

• Anexo do fluxo, obrigar: Marque a opção “O upload de pelo menos um arquivo” caso deseje obrigar o usuário a anexar pelo menos um documento ao fluxo.
• Registro de Documento, obrigar: Selecione as opções desejadas sobre as obrigatoriedades de cadastrar um novo documento ou associar um documento já cadastrado anteriormente ao fluxo.

• Considerar documentos criados na ativação do fluxo: Essa opção só estará disponível caso a ativação do fluxo, definida no campo Tipo de Ativação da aba Configurações, seja automática.
• Compartilhamento: Marque os campos se for necessário compartilhar o documento com usuários externos que deverão conseguir visualizar os anexos.

Aba Assinaturas

• Assinar: Selecione as opções sobre o que deverá ser assinado pelo responsável da tarefa.
• Tarefas de Acesso Externo do Fluxo: Marque as opções se um usuário externo precisar assinar um anexo ou um registro de documento do fluxo.

Aba Modelo Documento

• Modelo: Neste campo é exibido o modelo PDF cadastrado anteriormente no campo “Modelo de Arquivo PDF com campos”, na aba Dados Gerais.
• Visualização: Se marcada essa opção o usuário terá acesso ao modelo PDF cadastrado.
• Campos do modelo: Neste espaço são exibidos todos os campos que o sistema extraiu do modelo PDF cadastrado no fluxo. Aqui o usuário deverá marcar como o executor da tarefa poderá interagir com cada campo, sendo `C =` Cadastrar, `O =` Cadastrar Obrigatoriamente e `E =` Editar. O usuário poderá marcar um capo por vez ou marcar todos utilizando a opção o “campos do modelo”.

• Assinar modelo: Marque essa opção caso seja solicitado ao executor que assine o modelo PDF durante o fluxo.

Aba Formulário

• Formulário: Neste campo é exibido o nome do formulário cadastrado anteriormente no campo “Formulário”, na aba Dados Gerais.
• Campos: Neste espaço são exibidos todos os campos do formulário cadastrado associado ao fluxo. Aqui o usuário deverá marcar como o executor da tarefa poderá interagir com cada campo, sendo `V =` Visualiza, `C =` Cadastra, `O =` Cadastra Obrigatoriamente, `E =` Edita e `T =` Exibir na Tarefa. O usuário poderá marcar um capo por vez ou marcar todos utilizando a opção o “campos”. É possível ocultar campos e permitir que o executor tarefa edite determinado campo se necessário. Os campos marcados com T (Exibir na Tarefa) serão mostrados na tela Minhas Atividades, na descrição da tarefa.

Aba Layout Tarefa Externa

Defina os nomes que serão exibidos para o usuário externo que receber uma atribuição da tarefa. Esses nomes serão exibidos na tela de detalhes da tarefa, exibida quando o usuário externo clica no link recebido por e-mail para realizar a tarefa.

• Ordem e exibição das áreas: Defina a ordem de exibição dos campos e marque somente aqueles que deverão ser exibidos para o usuário externo.

Aba Layout Tarefa Interna

Fluxos sem contrato de Integração ArqSign

Na configuração de uma tarefa, no desenho do fluxo, a tela de Layout de Tarefa interna, permite definir quais áreas devem ser exibidas ao responsável durante a execução da tarefa, ou seja, quais funcionalidades ele poderá utilizar, como cadastro de documentos, upload de arquivos no fluxo, preenchimento de formulário, entre outras. É nesta tela que deve ser definida a restrição ou liberação de determinadas funcionalidades durante a execução do fluxo.

Exibição: Indica se a área será apresentada ou não durante a execução da tarefa. Este campo pode ser marcado opcionalmente pelo usuário ou definido automaticamente pela aplicação, de acordo com a obrigatoriedade correspondente.

Ordem: Define a posição da área na tela durante a execução da tarefa.

Área: Indica as obrigatoriedades ou ações opcionais que devem ser realizadas durante a execução da tarefa.

Ao marcar uma área para exibição, o campo “Nome para a área” é apresentado automaticamente com um nome padrão da aplicação. Esse nome será usado como título da área durante a execução da tarefa. É importante escolher um nome que seja familiar ao usuário dentro do processo; caso não seja necessário, basta manter o nome padrão definido pela aplicação.

Modelo de Documento: Se houver um modelo de documento castrado para o fluxo, é possível definir se o usuário deve ver esse modelo e ainda qual deve ser o nome apresentado ao usuário, neste caso, a aplicação carrega como padrão o nome dado ao arquivo modelo e não o nome do campo. Ajuste para o nome familiar utilizado pelos participantes do processo.

Arquivos: Esta área indica que serão exibidos os anexos do fluxo. Além disso, possui as opções ‘Exibir Modelo’ e ‘Exibir anexo do Registro’.

Exibir Modelo: Quando marcada, a área Arquivos exibirá tanto os anexos do fluxo quanto o modelo de documento relacionado ao processo.

Exibir anexo do Registro: Quando marcada, a área Arquivos exibirá os anexos do fluxo e também os anexos dos documentos relacionados ao processo.

Download em Massa: ao marcar essa opção a aba de download em massa será exibida na área de anexos e na área de documentos.

Concluídas essas definições o usuário não mais verá todos os ícones do processo, serão exibidos apenas aqueles devidamente configuração para exibição.

Fluxos com contrato de Integração ArqSign

Neste cenário, existe uma particularidade na aba de assinatura.

Quando o fluxo possui assinatura via a ArqSign, não é possível realizar assinatura interna de arquivos, assinatura é realizada somente pela plataforma ArqSign, portanto a aba assinatura não será configurada para este fim. Na aba assinatura, será necessário informar qual deve ser a “Seleção” de arquivos considerada para assinatura via ArqSign.

Quando marcada a opção “Anexo(s) do fluxo, automaticamente a área “Arquivos” no Layout da tarefa interna” é marcada também, pois é o único lugar onde é possível selecionar anexos do fluxo.

Quando marcada a opção “Anexos(s) do(s) registro(s)”, automaticamente a área “Arquivos” no Layout da tarefa interna” é marcada, com seleção ativa também de “Exibir Anexo do Registro”. Isso ocorre pois só é possível selecionar anexos do registro pela ArqSign na área “Arquivos”.

Após configurar o processo ArqSign definido para esta tarefa, é preciso definir o acompanhamento. Então se marcada a opção “Permitir cancelar o processo ArqSign”, o usuário pode ou não fazer um comentário, não existe essa obrigatoriedade definida, então neste caso nas configurações de “Layout de tarefa de acesso interno”, a área não é marcada automaticamente.

Se marcada a opção “Permitir cancelar o processo ArqSign” com a obrigatoriedade “Obrigar comentário antes desta ação”, a configuração de “Layout de tarefa de acesso interno” muda, sendo realizada a marcação automática da área “Comentário”.

Quando o fluxo possui um processo de assinatura ArqSign associado, obrigatoriamente será apresentada na tela de “Layout de tarefa de acesso interno” a opção já marcada e desabilitada “Processo ArqSign”, porque ela é uma área de acompanhamento.

Aba Automação

• Usar o(s) email(s) como responsável(is) pela etapa: Se marcada essa opção ao invés de solicitar que o usuário informe o e-mail externo para recebimento da tarefa, o sistema extrairá esse e-mail de algum dos campos do formulário cadastrado. Neste caso é preciso apontar de qual campo será extraída a informação.

Decisão

Indica que naquele momento do fluxo é necessário que o executor da tarefa tome uma decisão sobre a próxima etapa. Neste caso é preciso indicar os caminhos que o usuário poderá seguir. Cada decisão pode ter até seis caminhos distintos.

Configurações da Decisão

As configurações da Decisão e da Tarefa são idênticas. A única diferença entre as duas é que na tarefa só é possível utilizar um conector de saída para outra tarefa, enquanto na Decisão é possível utilizar até seis conectores para outras tarefas. Para configurar uma Decisão, parametrize as abas:

• Configurações
• E-mail
• Anexos
• Assinaturas,
• Modelo Documento
• Campos
• Layout Tarefa Externa
• Automação

Início/Fim

Representa o início e fim de fluxo, ou seja, deve ser inserido no início e no final, obrigatoriamente.

Configurações de Início/Fim

• Tipo: Selecione se o ícone está representando o início ou fim do fluxo.

E-mail

Representa uma etapa em que será enviado para um usuário uma visão geral de tudo o que foi executado no fluxo até o momento, sem a necessidade de alguma ação por parte deste usuário. Ele será simplesmente notificado do status do fluxo, sem precisar cumprir nenhuma obrigatoriedade.

Configurações de E-mail

• Notificar: Informe quem deverá ser notificado. O sistema poderá notificar um usuário, um grupo de usuários ou todos os envolvidos no fluxo.

• E-mail externos: Se forem notificados usuários externos, informe os e-mails e insira uma mensagem personalizada de notificação.
• Mensagem personalizada: Neste campo pode ser inserida uma mensagem personalizada que será exibida para o usuário executor da tarefa.
• Incluir na notificação: Selecione o que deverá ser incluído na notificação: se todos os comentários feitos ao longo do fluxo ou se apenas o último. Indique se devem ser incluídos a observação inserida na ativação do fluxo e os campos do formulário associado ao fluxo.

Fluxo

Indica quo fluxo atual se encerra naquela etapa e um novo fluxo será ativado naquele momento.

Configurações de Fluxo

• Ativar o fluxo: Selecione o fluxo que deverá ser ativado automaticamente.

Neste momento o usuário poderá copiar os dados do fluxo atual para o novo fluxo, ou seja, o usuário poderá configurar previamente, quais informações do fluxo atual poderão ser copiadas o fluxo de destino.

Quando o componente estiver selecionado, no campo Ativar Novo Fluxo, serão exibidos todos os fluxos com status “Em Elaboração” e “Ativo”, incluindo o próprio fluxo que está sendo cadastrado.

Para o fluxo em execução, quando houver o avanço para este componente, o novo fluxo será ativado copiando todos os dados configurados pelo usuário, conforme a imagem acima.

As opções de configuração para cópia dos dados são:

• Cópia das observações: Quando esta opção estiver marcada a aplicação deverá gerar o novo fluxo com a cópia da informação incluída no campo observação do fluxo de origem.
• Cópia dos dados do formulário: As informações serão copiadas somente se o fluxo a ser ativado possuir formulário e somente serão copiados os dados entre os formulários do fluxo de origem para o fluxo destino, quando os campos dos formulários forem os mesmos.
• Dados do Modelo: As informações serão copiadas somente se o fluxo a ser ativado possuir modelo. Somente serão copiados os dados entre os modelos do fluxo de origem para o fluxo destino, quando os campos dos formulários estiverem relacionados aos campos do modelo e estes forem os mesmos.
• Cópia último comentário: Quando esta opção estiver marcada a aplicação deverá gerar o novo fluxo com a cópia do último comentário realizado no fluxo de origem.
• Cópia de todos os comentários: Quando esta opção estiver marcada a aplicação deverá gerar o novo fluxo com a cópia de todos os comentários realizados no fluxo de origem.
• Associação dos registros dos documentos: Quando esta opção estiver marcada, a aplicação deverá associar ao novo fluxo todos os registros do fluxo de origem.
• Enviar as marcações de assinatura: Quando esta opção estiver marcada, a aplicação deverá além de associar todos os registros do fluxo de origem, deverá marcar os anexos dos registros marcados para assinar no fluxo de origem.
• Cópia do download em massa: Quando esta opção estiver marcada, a aplicação deverá copiar todos os downloads em massa do fluxo de origem para o fluxo destino.
• Cópia de todos os arquivos anexos do fluxo: Quando esta opção estiver marcada, a aplicação deverá copiar todos os anexos do fluxo de origem para o fluxo destino.
• Cópia somente dos arquivos marcados para assinar: Quando esta opção estiver marcada, a aplicação deverá copiar para o fluxo destino somente os anexos do fluxo marcados para assinar.
• Cópia dos arquivos anexos com as marcações de assinatura: Quando esta opção estiver marcada, a aplicação deverá além de copiar os anexos do fluxo de origem, também marcar os anexos selecionados para assinar no fluxo de origem.

Grupo

Indica quando um grupo de tarefas independentes devem ser concluídas para que o fluxo continue.

Configurações de Grupo

• Nome do Agrupador: Informe o nome do grupo de tarefas.
• Tarefas Agrupadas: Informe as tarefas que fazem parte do grupo.
• Condição do Agrupador: Informe se todas as tarefas devem ser concluídas para prosseguimento (E) ou se apenas uma delas precisa ser concluída para que o fluxo avance automaticamente (OU).

Tarefa do tipo Gateway Exclusivo

Em um desenho de fluxo que possuir formulário, a tarefa do tipo Gateway Exclusivo irá exibir todos os campos existentes neste formulário para que o usuário possa configurar qual campo será o responsável pelo avanço. Este é um tipo de tarefa que será utilizado somente para avanço automático via preenchimento de campo de formulário.

O conector de saída de uma tarefa do tipo Gateway Exclusivo, irá exibir o campo de formulário configurado, para que o usuário possa definir qual valor será utilizado para o avanço automático. O campo de formulário configurado será preenchido em alguma tarefa anterior e, quando chegar nesta tarefa, a aplicação irá identificar se o valor preenchido corresponde ao valor definido para o conector de saída conforme configurado no desenho.

Uma tarefa do tipo Gateway também poderá ser configurada para avançar automaticamente por atraso, conforme já existe atualmente. Neste caso, a tarefa será avançada automaticamente de acordo com a primeira condição encontrada, por atraso ou por campo de formulário.

Configurações de Tarefa do tipo Gateway Exclusivo

Configurações

• Status: Informe o status que será exibido para o usuário quando o fluxo chegar à etapa de execução desta tarefa.
• Prazo: Defina o prazo para o avanço automático.
• Campo do Formulário: Selecione qual campo do formulário será usado como referência para o avanço automático da tarefa.

Notificação

• Notificar quando: Informe quando será enviada a notificação sobre a tarefa.

• % de tempo: Esse campo será exibido se no campo “Notificar quando” tiver sido escolhida a opção “Ao atrasar um % de tempo” ou “Antes de atrasar um % de tempo”. Neste caso deve ser informada aqui a porcentagem de tempo de atraso, considerando o prazo cadastrado na aba Configurações.
• Notificar: Informe quem deverá ser notificado. O sistema poderá notificar um usuário ou um grupo de usuários.

• E-mail externos: Se forem notificados usuários externos, informe os e-mails e insira uma mensagem personalizada de notificação.
• Mensagem personalizada: Neste campo pode ser inserida uma mensagem personalizada que será exibida para o usuário executor da tarefa.
• Incluir na notificação: Selecione o que deverá ser incluído na notificação: se todos os comentários feitos ao longo do fluxo ou se apenas o último. Indique se devem ser incluídos a observação inserida na ativação do fluxo e os campos do formulário associado ao fluxo.
• Quando for executada mais de uma vez: Essa opção deve ser marcada se, caso a tarefa seja executada mais de uma vez, a notificação precise também ser enviada mais de uma vez. Neste caso deve ser preenchido também o campo Quantidade de vezes executada.
• Ao delegar a responsabilidade: Marque essa opção para que seja enviada uma notificação sempre que o responsável pela tarefa a delegue a outra pessoa. Essa opção só estará disponível caso o campo “Inibe opção de delegar” esteja desabilitado na aba Configurações. Se a tarefa for de execução externa, essa opção não será exibida.

Decisão do tipo Gateway Exclusivo

Em um desenho de fluxo que possuir formulário, a decisão do tipo Gateway Exclusivo irá exibir todos os campos existentes neste formulário para que o usuário possa configurar qual campo será o responsável pelo avanço. Este é um tipo de tarefa que será utilizado somente para avanço automático via preenchimento de campo de formulário.

O conector de avanço de uma decisão do tipo Gateway Exclusivo, irá exibir o campo de formulário configurado para que o usuário possa definir qual valor será utilizado para o avanço automático. O campo de formulário configurado deve ser preenchido em alguma tarefa anterior e, quando chegar nesta tarefa, a aplicação irá identificar se o valor preenchido corresponde ao valor definido para avanço.

Configurações da Decisão do tipo Gateway Exclusivo

Configurações

• Status: Informe o status que será exibido para o usuário quando o fluxo chegar à etapa de execução desta tarefa.
• Prazo: Defina o prazo para o avanço automático.
• Campo do Formulário: Selecione qual campo do formulário será usado como referência para o avanço automático da tarefa.

Notificação

• Notificar quando: Informe quando será enviada a notificação sobre a tarefa.

• % de tempo: Esse campo será exibido se no campo “Notificar quando” tiver sido escolhida a opção “Ao atrasar um % de tempo” ou “Antes de atrasar um % de tempo”. Neste caso deve ser informada aqui a porcentagem de tempo de atraso, considerando o prazo cadastrado na aba Configurações.
• Notificar: Informe quem deverá ser notificado. O sistema poderá notificar um usuário ou um grupo de usuários.

• E-mail externos: Se forem notificados usuários externos, informe os e-mails e insira uma mensagem personalizada de notificação.
• Mensagem personalizada: Neste campo pode ser inserida uma mensagem personalizada que será exibida para o usuário executor da tarefa.
• Incluir na notificação: Selecione o que deverá ser incluído na notificação: se todos os comentários feitos ao longo do fluxo ou se apenas o último. Indique se devem ser incluídos a observação inserida na ativação do fluxo e os campos do formulário associado ao fluxo.
• Quando for executada mais de uma vez: Essa opção deve ser marcada se, caso a tarefa seja executada mais de uma vez, a notificação precise também ser enviada mais de uma vez. Neste caso deve ser preenchido também o campo Quantidade de vezes executada.
• Ao delegar a responsabilidade: Marque essa opção para que seja enviada uma notificação sempre que o responsável pela tarefa a delegue a outra pessoa. Essa opção só estará disponível caso o campo “Inibe opção de delegar” esteja desabilitado na aba Configurações. Se a tarefa for de execução externa, essa opção não será exibida.

ArqSign

Para integrar o ArqFlow com o ArqSign, é necessário que o desenho do fluxo inclua uma etapa configurada com o componente específico de decisão ArqSign, conforme a necessidade do cliente.

Esse componente estará disponível apenas se o desenho do fluxo possuir um serviço do tipo ArqSign Plataforma previamente configurado na aba Dados Gerais.

Ao selecionar o componente ArqSign no fluxograma, o sistema exibirá automaticamente as abas Configurações (selecionada por padrão), Notificações, Assinatura e Formulário, onde serão realizadas as definições necessárias para a execução da etapa de assinatura digital no fluxo.

Configuração

• Título (somente leitura): Exibe o nome atribuído ao componente ArqSign no fluxograma.
• Configuração (obrigatório): Campo para selecionar a configuração ArqSign que será utilizada nesta etapa. O sistema listará todas as configurações previamente cadastradas na aba ArqSign do desenho do fluxo.
• Status (obrigatório): Define o status do fluxo quando estiver nesta etapa do processo.

• Tipo de Responsável (obrigatório): Campo para definir quem acompanhará a execução da etapa ArqSign.

Opções disponíveis:

– Chefe imediato (Quem ativou) – visível apenas em fluxos com ativação manual
– Grupo – habilita o campo adicional de seleção de grupo
– Quem ativou – visível apenas em fluxos com ativação manual
– Quem executou uma tarefa interna
– Selecionado
– Usuário – habilita o campo adicional de seleção de usuário

Ações Avançadas

Os campos abaixo definem permissões especiais que podem ser concedidas ao responsável por acompanhar a etapa:

1. Permitir cancelar o processo ArqSign (opcional)
• Autoriza o cancelamento manual do processo de assinaturas via ArqSign.
•  Ao marcar, o campo Obrigar comentário antes desta ação será habilitado.
2. Permitir atualizar o token ArqSign expirado (opcional)
• Autoriza a atualização manual de tokens expirados no processo de assinaturas.
• Ao marcar, o campo Obrigar comentário antes desta ação será habilitado.
3. Permitir editar signatários que não assinaram (opcional)
• Autoriza a edição manual de signatários ainda pendentes de assinatura.
• Ao marcar, o campo Obrigar comentário antes desta ação será habilitado.

Descrição da Etapa

• Descrição da Etapa (opcional)

Campo para registrar uma descrição textual sobre a etapa ArqSign, podendo servir como orientação adicional aos usuários definidos como responsáveis por acompanhá-la.

Notificações

A aba Notificações permite configurar os gatilhos e destinatários das mensagens enviadas automaticamente durante o andamento da etapa ArqSign no fluxo de trabalho. Essas notificações são disparadas em momentos estratégicos e podem conter mensagens personalizadas, além de dados relevantes sobre o processo de assinatura.

Estão disponíveis os seguintes gatilhos para envio de notificações:

• Ao iniciar a tarefa: Envio realizado assim que o ArqGED dispara o processo de assinatura no ArqSign e inicia a execução da etapa.
• Ao avançar a tarefa: Notificação enviada no momento em que o fluxo é movimentado para a etapa seguinte após a conclusão da etapa ArqSign.
• Ao atrasar um percentual do tempo de assinatura de cada signatário: Envio automático ao ultrapassar o percentual de atraso definido, considerando o prazo individual de cada signatário.
• Antes de atrasar um percentual do tempo de assinatura de cada signatário: Envio antecipado quando o prazo de assinatura está próximo de ultrapassar o percentual configurado.
• Quando for executada mais de uma vez: Notificação enviada ao atingir a quantidade de execuções definida para a etapa.
• Quando o link do ArqSign expirar: Exibido apenas para componentes do tipo ArqSign. A notificação é enviada assim que o link de assinatura expira.

Campos disponíveis em cada notificação

Para todos os gatilhos configurados, o sistema permite a definição dos seguintes elementos:

• Notificar:

Define quem receberá a notificação. Opções:
– Responsável por acompanhar o processo
– Signatário
– Quem ativou
– Chefe imediato (Quem ativou)
– Chefe imediato (Responsável)
– Grupo
– Usuários

• E-mails externos:

Campo para inserção manual de e-mails adicionais a serem notificados.

• Mensagem personalizada:

Campo de texto para redigir o conteúdo da mensagem que será enviada aos destinatários definidos.

Incluir na notificação

Além da mensagem personalizada, é possível incluir informações adicionais na notificação, selecionando:

• Comentários:
  • Todos
  • Último
• Observações
• Campos do Formulário
• Situação do Processo de Assinatura ArqSign

Ao incluir a situação do processo de assinatura, a aplicação enviará os dados dos processos vinculados, conforme o tipo de etapa:

• Para etapas do tipo ArqSign:
• Processo em andamento
• Todos (Atual + Concluídos + Cancelados)
• Para etapas diferentes de ArqSign:
• Processos concluídos
• Todos (Concluídos + Cancelados)

Esta opção estará disponível para todas as configurações de notificações de um fluxo com integração com a Plataforma ArqSign. Quando esta opção estiver marcada, a aplicação enviará os seguintes dados:

[Nome do Processo 1] – Status: [Status do Processo]

Ordem de Assinatura: Nome do Signatário 1 – Assinou como ou Assinará como: Papel do Signatário

Ordem de Assinatura: Nome do Signatário 2 – Assinou como ou Assinará como: Papel do Signatário

Ordem de Assinatura: Nome do Signatário 3 – Assinou como ou Assinará como: Papel do Signatário

Ordem de Assinatura: Nome do Signatário n – Assinou como ou Assinará como: Papel do Signatário

[IdProcessoArqSIGN] [Nome do Processo n] – Status: [Status do Processo]

Ordem de Assinatura: Nome do Signatário 1 – Assinou como ou Assinará como: Papel do Signatário

Ordem de Assinatura: Nome do Signatário 2 – Assinou como ou Assinará como: Papel do Signatário

Ordem de Assinatura: Nome do Signatário 3 – Assinou como ou Assinará como: Papel do Signatário

Ordem de Assinatura: Nome do Signatário n – Assinou como ou Assinará como: Papel do Signatário

• Quando houver papel definido, será exibido:
  • Assinou como: (para quem já assinou)
  • Assinará como: (para quem ainda não assinou)
• Quando não houver papel definido, será exibido:
  • Assinado ou Não Assinado
• Se houver recusa de assinatura, o sistema exibirá:
  • Ordem de Assinatura: Nome do Signatário 1 – Recusou Assinar – Motivo Recusa.

Assinatura

A aba Assinatura permite ao usuário indicar quais documentos do fluxo serão enviados para assinatura por meio da plataforma ArqSign na etapa configurada.

É obrigatório marcar ao menos uma das opções disponíveis para que o componente funcione corretamente.

O sistema exibe os seguintes campos:

• Modelo do fluxo

Exibido somente quando o fluxo possui um modelo configurado.
Ao marcar essa opção, o modelo será incluído no processo de assinatura via ArqSign nesta etapa.

• Anexo(s) do fluxo marcados para assinar

Indica que os anexos adicionados ao fluxo, e previamente marcados para assinatura, serão assinados na plataforma ArqSign.

• Anexo(s) do registro marcados para assinar

Indica que os anexos do registro/documento principal, também marcados para assinatura, serão enviados ao ArqSign na etapa em questão.

Formulário

A aba Formulário estará sempre visível para etapas configuradas com o serviço ArqSign, pois o uso de formulário é obrigatório nesse tipo de fluxo.

Nesta aba, o usuário poderá definir quais campos do formulário serão exibidos na tarefa de acompanhamento da etapa de assinatura digital.

Funcionamento da configuração

• Na etapa ArqSign, será possível visualizar apenas o formulário que foi preenchido em etapas anteriores do fluxo. Portanto, certifique-se de que os campos desejados estejam preenchidos antes do envio para assinatura.
• A lista exibida corresponde aos campos disponíveis no formulário associado ao fluxo.
• Para cada campo, é possível selecionar:
  • V (Visualizar): o campo será exibido para leitura na tarefa.
  • T (Exibir tarefa): o campo será destacado no painel da tarefa.

Conector

Para que o componente do tipo ArqSign funcione corretamente no fluxograma, é necessário configurar conectores de saída que definem os possíveis caminhos do fluxo a partir dessa etapa, com base no status do processo de assinatura.

O componente ArqSign deve conter no mínimo 1 e no máximo 5 conectores de saída.
Cada conector deve conter pelo menos uma das opções de avanço listadas abaixo — e nenhuma opção pode ser repetida no mesmo conector nem entre conectores diferentes.

Opções de avanço disponíveis

• Concluído

Avança o fluxo quando o processo de assinatura for concluído com sucesso — ou seja, todos os signatários assinaram. A informação é recebida via WebHook e o fluxo segue automaticamente.

• Quando alguém recusar assinar

Avança o fluxo quando um dos signatários recusa a assinatura, causando o cancelamento do processo. A recusa é recebida via WebHook e tratada pela aplicação.

• Cancelado

Esta opção contempla três situações:
1. Cancelamento realizado diretamente na plataforma ArqSign pelo remetente.
2. Cancelamento realizado no ArqGED por um responsável com permissão na etapa ArqSign.
3. Cancelamento do próprio fluxo por um usuário com permissão, enquanto a etapa ArqSign está em andamento.

• Link de assinatura expirado (opcional)

Disponível apenas se não estiver marcada a opção “Permitir atualizar token ArqSign expirado” nas configurações da etapa.
Avança o fluxo automaticamente quando o link de assinatura expira sem que todos os signatários tenham concluído a assinatura.

• Não possuir todos os dados para envio

Avança o fluxo se, ao tentar enviar os documentos para assinatura, o ArqGED identificar que faltam dados obrigatórios para realizar a operação.

Regras importantes

• O componente ArqSign deve obrigatoriamente conter pelo menos 4 das 5 opções listadas acima.
• A opção “Link de assinatura expirado” é obrigatória caso a etapa não permita a atualização manual do token expirado.
• A presença dessa opção no fluxograma indica que, ao expirar, o documento deverá ser recriado e reenviado para assinatura.

Campos exibidos

• Origem:

Campo somente leitura, exibe o nome do componente de origem no fluxograma.

• Destino:

Campo somente leitura, exibe o nome do componente de destino.

• Avançar etapa, se processo for:

Aqui o usuário define, para cada conector, qual condição levará ao avanço do fluxo, conforme as opções descritas acima.

Validação do fluxo

Validação do Fluxo

Ao ativar um fluxo, a aplicação realiza a validação dos serviços vinculados ao desenho do fluxo, verificando se estão ativos e vigentes — tanto o Serviço de Workflow quanto o Serviço de ArqSign.

Integração automática com webhooks

Caso o fluxo contenha ao menos uma etapa do tipo ArqSign e seja validado com sucesso, a aplicação criará automaticamente dois webhooks por integração:

• Webhook de acompanhamento: permite o monitoramento do andamento do processo de assinatura.
• Webhook de conclusão: recebe a confirmação de que todos os signatários finalizaram a assinatura.

Validações específicas – Etapas ArqSign

Durante a validação, a aplicação também verifica regras específicas relacionadas à configuração de assinaturas. São elas:

1. Obrigatoriedade de marcação de documentos para assinatura:

Toda etapa do tipo ArqSign deve ter pelo menos uma das opções abaixo marcadas:

• Modelo do fluxo (visível apenas se houver modelo configurado)
• Anexo(s) do fluxo marcados para assinar
• Anexo(s) do registro marcados para assinar

2. Exclusividade do envio do modelo:

• Apenas uma etapa do tipo ArqSign em todo o fluxograma pode ter a opção “Enviar ao ArqSign para assinar: Modelo do fluxo” marcada.

3. Consistência com etapas anteriores:
Se a etapa do tipo ArqSign estiver configurada para enviar anexos (fluxo e/ou registro), é necessário que, em etapas anteriores:

• Os anexos do fluxo estejam marcados para assinatura.
• Os anexos do registro estejam igualmente marcados para assinatura.