Depois de receber e concluir a consulta aos documentos físicos, caixas e ou subcaixas, o cliente deverá devolvê-los para a guarda, sendo a guarda realizada na Unidade Arquivar (Guarda Terceirizada) ou no CEDOC do cliente (Guarda Interna), o processo no sistema precisa ser realizado para registro da movimentação.

Para realizar a devolução, o cliente precisa abrir uma solicitação no menu Solicitação > Devolução.

Empresa: Exibe o nome do cliente. Quando o cliente tiver tanto o serviço de Guarda Terceirizada quanto de Guarda Interna (CEDOC), neste momento ele deverá selecionar a guarda correspondente a sua devolução.

Documento / Caixa ou subcaixa: Botão utilizado para identificar o volume que será devolvido. Selecione conforme acervo disponível para devolução.

Quando selecionado > Documento:

Quando selecionado > Caixa ou Subcaixa:

Selecionado o volume, informe no espaço indicado o (s) código (s) correspondente (s) e clique em “validar”.

O ArqGED realiza a validação tanto do código de consulta quanto dos códigos de caixa e subcaixa na base do cliente. Caso identificado algum problema, será apresentada uma mensagem na tela e não é possível seguir com o atendimento.

Caso neste momento outro usuário esteja tentando devolver o mesmo documento, o sistema deverá apresentar a mensagem “Em processo de devolução”.

Quando o código é validado, é apresentado o botão “Avançar”.

Selecione se haverá coleta e o endereço quando aplicar, depois clique “Avançar”.

Consolidados os dados da devolução, clique “Enviar”.

A devolução é concluída e enviada para a Unidade ou para o CEDOC.

Neste momento o sistema gera de forma automática o Protocolo de Devolução (Documento ou Caixa e/ou Subcaixa).

O protocolo de devolução deve ser validado e assinado pelo responsável Arquivar ou CEDOC no momento da coleta ou do recebimento do acervo.