🟩 Usuários

No menu Usuários são criados todos os usuários que utilizam o sistema ArqGED e atribuídas as permissões de acesso às funcionalidades do sistema.

Criar novo usuário

Empresa: Selecione o nome do cliente que deseja.

Adicionar: Clique para criar um novo usuário.

Aba Usuário

Nome: Informe o nome completo do usuário.

Usuário: Informe qual será o usuário que deverá ser utilizado na tela de acesso ao sistema.

Crie um padrão de usuário para seu cliente, como por exemplo: “nome” + “.” + “sobrenome” (maria.santos), ou utilize o e-mail corporativo, assim será muito difícil criar um usuário já existente. Quando isso acontece, é apresentada a seguinte mensagem:

Outro ponto importante é que a validação de duplicidade de usuário ocorre em todo o banco de dados do ArqGED e não somente na base de determinado cliente.

Tipo de Acesso: No caso de usuário de cliente, a única opção disponível é “Cliente”, quando o processo é realizado pela Unidade, também é apresentada a opção de acesso “Unidade”.

Status: Indica a situação do usuário no sistema. Ao adicionar um novo usuário, será mantido como “Inativo” até que sejam aplicadas todas as permissões/configurações do usuário. Ao finalizar todas as configurações, retorne na aba de usuário e altere o status para “ativo”, caso contrário, o usuário não conseguirá logar no sistema.

Telefone Fixo e Telefone Celular: Não são campos de preenchimento obrigatório, porém, estão disponíveis para uso.

E-mail: Informe o e-mail mais acessado pelo usuário, este endereço será utilizado para todo o processo de comunicação com o usuário dentro do ArqGED.

Senha e Confirmar Senha: Crie uma senha temporária para o usuário considerando os critérios apresentados pelo sistema: “A senha deve conter no mínimo 8 caracteres, contendo letra maiúscula, minúscula, número e caractere especial.”

Inativar o usuário depois do dia: Deve ser utilizado quando o usuário precisar de acesso ao sistema por um determinado período. Ao informar uma data de inativação, automaticamente o usuário será inativado na data previamente cadastrada.

Alterar senha no próximo login: Marcando o checkbox, assim que o usuário acessar o sistema pela primeira vez com a senha temporária criada para primeiro acesso, ele deverá criar uma senha pessoal considerando os critérios exigidos pelo sistema.

Trocar senha a cada ___ mês: Marcando o checkbox, o sistema deverá de forma automática solicitar o cadastro de uma nova senha, sempre que atingido o prazo estipulado.

Notificação TTD: Marcando o checkbox, o usuário será notificado quanto ao vencimento dos documentos da sua empresa, caso contratado o serviço.

É indicada a utilização do checkbox “Notificação TTD” apenas para os usuários com permissão de acesso completo a Árvore Documental do cliente, visto que para esta notificação, o sistema não valida o acesso do nível da Árvore Documental sendo o relatório de documentos vencidos enviado na íntegra ao usuário.

Aba Permissões I

Master: Informe se o usuário é do tipo Master, ou seja, se ele deve acessar a Árvore Documental completa ou se ele deve ter restrições por departamento ou tipo documental, etc.

Usuário Master > SIM: Indica que o usuário terá acesso a todos os níveis da Árvore Documental, sendo necessária a definição somente do tipo de acesso que deve ser aplicado aos níveis.

Usuário Master > NÃO: Indica que o usuário possui restrições de acesso aos níveis da Árvore Documental, neste caso é habilitada a coluna Árvore Organizacional, para que o perfil de acesso seja definido conforme nível da árvore.

Só é permitido definir se o usuário é Master ou não neste momento. Uma vez realizada a definição, não é permitido alterar, neste caso, um novo usuário deverá ser criado.

Clientes que o usuário terá acesso: Aqui devem ser selecionados todos os clientes que o usuário terá acesso dentro do ArqGED, ou seja, o sistema permite o acesso a vários clientes considerando um login único, ao selecionar o cliente, clique em adicionar “+”. Repita o processo até que todos os clientes estejam listados na tela.

Quando o atendimento do cliente é realizado por mais de uma Unidade, devem ser adicionadas todas as Unidades uma a uma na lista. Desta forma as permissões são aplicadas para todas as Unidades selecionadas, não sendo possível a aplicação de permissões diferentes por Unidade.

Selecione o cliente que deseja definir as permissões para que a Árvore Documental seja habilitada na tela:

Selecione o perfil que deseja atribuir clicando e arrastando para o nó de Árvore desejado. Para selecionar vários perfis, mantenha o “Ctrl” pressionado e clique nos perfis desejados, arraste os perfis para a Árvore ou clique na opção “Atribuir os perfis selecionados para os níveis de Árvore”.

Clicando no botão de atribuição, será apresentada uma nova tela para indicar em qual nível da Árvore o perfil deve ser aplicado, selecione o desejado e clique “Salvar”.

Se o usuário não for do tipo Master, é possível aplicar permissões diferentes para diferentes nós da Árvore. Se o usuário for do tipo Master, ele terá acesso a toda a Árvore Documental, de acordo com o perfil de acesso definido, por exemplo, se ele tiver perfil de “Edição”, ele poderá editar em todos os nós da árvore.

Os perfis são aplicados de acordo com as atribuições do nível mais alto, então se for arrastado o perfil “pai”, todas as permissões “filhas” serão aplicadas ao nó da árvore.

Considerando a imagem abaixo, ao selecionar o “pai” 005 Gestão ArqIndex para um nó de árvore, automaticamente serão habilitadas as permissões filhas: 01 Indexadores – ArqIndex, 02 Configurações – ArqIndex e 03 Correção do XML – ArqIndex.

Caso a restrição precise ser em um nível “filho”, é necessário selecionar as opções “filhas” que devem ser habilitadas no momento de arrastar para a árvore, desta forma será feita a restrição das permissões dos níveis superiores e dos “irmãos”. Observe a demonstração:

Como regra, o sistema permite ao perfil que cria novos usuários, definir acessos iguais ao seu ou inferiores, ele também só consegue criar acessos para os mesmos níveis de árvore que ele visualiza.

Importante ressaltar que a análise das permissões de cada usuário na árvore é de extrema importância para que os perfis sejam aplicados conforme necessidade e não comprometa a saúde do sistema. Se por ventura esta análise não for feita e o perfil de acesso for aplicado em toda a árvore para todos os usuários, podem ocorrer casos de lentidão desde o momento do login, onde o sistema já inicia a verificação das permissões de acesso, até o momento da consulta de documentos, onde o sistema verifica na solicitação quais dados podem ser apresentados ao usuário logado.

Caso identificada a necessidade de acesso a toda a Árvore Documental, a orientação é que o usuário seja criado do tipo “Master”.

Para atribuir uma licença de assinatura digital ao usuário, é necessário concluir todas as configurações e posterior ativação do usuário para que então a opção de atribuir a licença seja habilitada.

Ativado o usuário, prossiga com a atribuição da licença de assinatura digital do usuário, clique no ícone. Na frente do ícone o sistema apresenta a quantidade de licenças utilizadas x a quantidade de licenças contratadas.

Para desativar a licença, clique novamente no ícone.

Existe também a opção de “Copiar as Permissões para outro usuário do cliente”, esta funcionalidade permite que as configurações de perfil seja realizada para um usuário e replicada de forma automática aos demais.

Crie o(s) novo(s) usuário(s) preenchendo os dados da aba usuário, depois acesse o usuário que deve ser utilizado como “espelho” e em “Permissões I” clique na opção “Copiar as Permissões para outro usuário do cliente”.

Selecione na lista todos os usuários que devem herdar as permissões do usuário em questão. Selecione o nome do usuário e clique em “+” adicionar. Repita o processo até que todos os usuários sejam adicionados na tela. Após clique “Enviar”.

Será apresentada na tela uma mensagem de previsão de conclusão da cópia das permissões.

A função de “Copiar as Permissões para outro usuário do cliente”, funciona apenas para clientes que Não são do tipo Master.

Para remover uma permissão concedida, clique com o botão direito do mouse sobre a permissão e selecione a opção “Remover”.

Se a “Aba Permissões I” não for devidamente configurada com as permissões que devem ser aplicadas para o usuário, ao tentar realizar o primeiro acesso o sistema apresentará a seguinte mensagem na tela:

Retorne ao usuário e realize as configuração necessárias.

Aba Permissões II

Endereço Raiz de Armazenamento de Caixas: Trata-se da lista de endereços utilizada pelo cliente quando realizada a gestão de arquivo interno. Selecione no checkbox somente aqueles que o usuário poderá acessar. Quando não é realizada essa configuração, o usuário não terá a localização física da caixa no busca de documentos, não visualizará o Menu > Caixa ou Pasta > Endereço do Cliente e também não poderá realizar a alocação de caixas.

Chefe Imediato: Selecione na lista apresentada o superior do usuário, em caso de utilização do ArqFlow, o chefe imediato poderá visualizar ou executar atividades de seus subordinados, além de ser notificado quanto ao processo.

Dentro do arquivo interno, o chefe imediato também poderá cancelar reservas realizadas por seus subordinados.

Horário de Trabalho: Selecione na lista o horário de trabalho praticado pelo usuário, quando cadastrado pelo cliente. Este campo é utilizado no ArqFlow para contabilizar o prazo de execução das atividades. Caso o cliente não utilize é só manter o campo sem preenchimento.

Calendário: Selecione na lista o calendário utilizado pelo usuário, quando cadastrado pelo cliente. Este campo é utilizado no ArqFlow para contabilizar o prazo de execução das atividades. Caso o cliente não utilize é só manter o campo sem preenchimento.

Sempre que criado um novo usuário, verifique se ele deverá estar relacionado a um Grupo específico para que as permissões de ativação do Workflow não sejam afetadas.

É comum usuários com mesmo perfil, porém com acessos diferentes no Menu > Workflow devido as configurações de Grupo associadas.

Aba Perfil

Nesta aba temos configurações voltadas para o layout do sistema que será apresentado ao usuário.

Registros por página: Informe quantos registros o usuário poderá visualizar por página, a sugestão é que sejam definidos no máximo 20.

Idioma: Selecione o idioma que será utilizado, podendo ser Português ou Espanhol.

Tela padrão em Workflow Atividades: Permite definir qual será o padrão de visualização das atividades pendentes do workflow pelo usuário – Dados ou Listagem.

Foto de Perfil: Utilize para fazer o upload da foto do usuário.

Opções de layout: Selecione na lista qual como deseja que o usuário veja a tela do sistema.

Cores Padrão: Deve ser utilizado para definir qual será a cor aplicada na visão do usuário, porém, o usuário só poderá alterar se no cadastro do cliente tiver sido permitida a mudança com a seleção da possibilidade de “Permitir que o usuário altere o layout padrão”.

Alterar Senha: Utilize para alterar a senha do usuário criado, quando necessário. Preencha com a nova senha e confirme.

Concluídas todas as configurações para o novo usuário, salve o cadastro, retorne para a “Aba Usuário” e altere o status para “ativo“, caso contrário, o usuário não conseguirá logar no sistema.

Excluir / Inativar / Bloquear Usuário

Por padrão, o sistema não permite a exclusão de um usuário da base, isso ocorre devido aos logs e históricos criados nos processos executados. É importante mantermos essa memória de todas as ocorrências.

A orientação é utilizar as opções:

Inativar: Utilizado quando ocorre o desligamento e o usuário não será ativado novamente.
Bloquear: Utilizado quando o acesso precisar ser interrompido por um período curto ou por situações pontuais, por exemplo, quando o usuário estiver de férias e não puder acessar o sistema, mantenha bloqueado.

Para tal alteração acesse a lista de usuários, selecione o que deseja alterar e clique no ícone de edição.

Selecione o status desejado e clique salvar.

Também é possível “Inativar” o usuário selecionando na tela e clicando no ícone.

Será apresentada uma mensagem para validar a ação.

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Atualizado hoje