A funcionalidade de Substituição de Pessoas é utilizada para substituir uma pessoa que estava cadastrada como responsável por uma tarefa em determinado fluxo por outra pessoa, em caso de desligamento, afastamento, transferência de setor etc.

Substituição de Pessoas – Tela Principal

1. Campo Empresa: Neste campo é exibida a empresa ou empresas às quais o usuário logado pertence ou tem acesso.

2. Ícone Adicionar: Utilizado para a criação de uma nova substituição.

3. Ícone Editar: Utilizado para realizar a edição das informações da substituição selecionada. Só é possível editar substituições provisórias e que ainda não tenham sido realizadas, ou seja, que estão programadas para datas futuras. Substituições passadas e definitivas não podem ser alteradas.

4. Ícone Visualizar: Utilizado para visualizar detalhes da substituição selecionada.

5. Ícone Excluir: Utilizado para excluir a substituição selecionada. Só é possível excluir substituições provisórias e que ainda não tenham sido realizadas, ou seja, que estão programadas para datas futuras. Não é permitido excluir substituições passadas ou definitivas.

Coluna Substituído: Mostra o nome do usuário que está sendo substituído no fluxo.

Coluna Substituto: Mostra o nome do usuário substituto, que irá assumir as tarefas do substituído no fluxo.

Coluna Tipo de Substituição: Mostra se a substituição feita é definitiva ou provisória.

Coluna Data da Substituição/Execução: Mostra o período em que a substituição provisória está vigente (data inicial e data final) ou, no caso de substituição definitiva, o dia e horário em que foi executada.

Substituição Provisória

Trata-se de uma alteração realizada por um período determinado de tempo, como nos casos de férias, em que há datas definidas para início e término da substituição. Ao final desse período, os novos fluxos voltam a ser direcionados ao responsável original.

Para realizar uma substituição provisória, siga:

1. Clique no ícone “Adicionar”.

2. Selecione o usuário que será substituído e o usuário substituto nos campos correspondentes.

3. Selecione a opção Substituição Provisória. A substituição provisória ocorrerá só no período indicado no campo “Período da Substituição”.

4. Selecione as opções desejadas em relação à substituição:

• Substituir o usuário em fluxos parametrizados: A substituição será feita em todos os fluxos em que o nome do substituído estiver indicado no desenho do fluxo como responsável por alguma tarefa, mesmo em fluxos que ainda não estão em execução.
• Substituir o usuário em grupos de usuários: A substituição será feita em todos os grupos de usuários em que o substituído estiver incluído, ou seja, o substituto será incluído nesses grupos e executará as tarefas que haviam sido delegadas ao substituído.
• Permitir ao substituto executar as tarefas em execução do substituído: O substituto deverá executar tarefas do substituído em fluxos que já estão em execução (em andamento).

5. Informe o período da substituição e clique em “Ativar”.

Substituição Definitiva

Trata-se de uma alteração sem retorno ao responsável anterior, ou seja definitiva, aplicada em casos como desligamento de colaborador ou promoção para outra função/setor. Nessas situações, os fluxos passam a ser direcionados ao novo responsável de forma permanente ou até que ocorra uma nova definição.

1. Clique no ícone “Adicionar”.

2. Selecione o usuário que será substituído e o usuário substituto nos campos correspondentes.

3. Selecione a opção Substituição Definitiva. No caso da substituição definitiva será feita uma mudança no banco de dados, ou seja, o substituído será excluído de todos os fluxos e tarefas em que estiver indicado como responsável e o nome do substituto será inserido.

4. Selecione as opções desejadas em relação à substituição:

• Substituir o usuário em fluxos parametrizados: A substituição será feita em todos os fluxos em que o nome do substituído estiver indicado no desenho do fluxo como responsável por alguma tarefa, mesmo em fluxos que ainda não estão em execução.
• Substituir o usuário em grupos de usuários: A substituição será feita em todos os grupos de usuários em que o substituído estiver incluído, ou seja, o substituto será incluído nesses grupos e executará as tarefas que haviam sido delegadas ao substituído.
• Transferir todas as atividades em execução: O sistema irá verificar todos os fluxos em execução do cliente e enviar todas as tarefas do usuário substituído para o usuário substituto. Caso uma tarefa precise retornar para execução, será encaminhada para o usuário substituto.

5. A data da execução será preenchida automaticamente no momento em que o usuário clicar em “Executar”.