• Guia do Cliente
🟩 Explorar
O objetivo do menu Explorar é localizar documentos por meio de uma busca feita pela árvore documental do cliente. Para isso, é necessário selecionar o cliente e definir se deseja visualizar a estrutura documental agrupada pela árvore organizacional ou pelas listas do cliente.
Visualizar estrutura documental
Por Árvore Organizacional
Ao escolher visualizar a estrutura documental agrupada pela Árvore Organizacional, para localizar um documento será preciso explorar todos os níveis da árvore do cliente até chegar ao último, que enfim exibirá o tipo documental desejado. Esse tipo de busca só é recomendado se o usuário souber exatamente em que nível da árvore se encontra o documento que está buscando. Depois de localizar o tipo documental, na parte direita da tela serão exibidos os arquivos existentes.
Por Listas
Também é possível localizar utilizando-se as listas criadas para o cliente no menu Lista > Criar lista. Neste caso serão exibidas todas as listas criadas para o cliente no lado esquerda da tela. Para localizar o tipo documental será preciso explorar todos os níveis da lista até chegar ao tipo documental desejado.
Visualizar documentos
No campo “Visualizar documentos agrupados por” é possível escolher entre visualizar os documentos agrupados por metadados ou por arquivos.
Por metadados
A visualização por metadados permite que sejam exibidas as informações de indexação de todos os registros.
Por arquivos
Na visualização por arquivos são exibidos apenas registros que possuem arquivos anexados. Neste caso, são exibidas as informações desses arquivos.
Ícones da tela Explorar
Adicionar Registro 
Ao selecionar o tipo documento desejado será possível adicionar um novo documento a ele, clicando no ícone “Adicionar”. Será aberta a tela Documento > Cadastrar para o cadastro do novo registro.
Editar 
Utilizado para editar informações do registro que estiver selecionado. Será aberta a mesma tela mostrada em Documento > Cadastrar.
Visualizar 
Utilizado para visualizar as informações do registro que estiver selecionado. Será aberta a mesma tela mostrada em Documento > Cadastrar.
Excluir 
Utilizado para excluir o registro que estiver selecionado.
Download do documento 
Utilizado para realizar o download dos arquivos associados ao registro selecionado. Se não houver arquivos anexados ao registro, não é possível realizar o download.
Se selecionado mais de um registro para download com arquivos anexados, será possível escolher entre realizar o download em massa de todos os arquivos em um PDF único, em um arquivo ZIP com vários arquivos ou como arquivos em PDF separados por tamanho do documento (de acordo com o tamanho escolhido pelo usuário). O resultado das solicitações de download em massa feitas nessa tela será disponibilizado na tela Documento > Download em Massa.
Se ao tentar realizar o download do arquivo for exibida a mensagem “Não foi possível carregar o plug-in”, siga os passos abaixo para ajustar as configurações do navegador:
1. Acesse as configurações do navegador.
2. Navegue até Privacidade e Segurança.
3. Localize a opção Documentos em PDF ou similar.
4. Em Comportamento Padrão, selecione a opção Fazer o download dos PDFs.
Essa configuração é padrão do navegador e pode interferir na visualização ou no download dos arquivos PDF, sendo necessário ajustá-la para corrigir o problema.
Upload de documento 
Utilizado para fazer o upload de um arquivo para associá-lo ao registro selecionado, ou seja, anexar um arquivo àquele documento. Deverá ser informada a versão e o nome do arquivo que está sendo anexado.
Assinatura 
Se o cliente possuir o serviço de Assinatura Digital contratado, será exibido o ícone “Assinatura”. Será possível realizar a assinatura em lote dos arquivos selecionados no grid de todos os arquivos dos resultados da pesquisa realizada (sendo limitado a 300 arquivos por vez).
Para executar a assinatura de documentos, é necessário realizar a instalação do ArqClient na máquina onde o processo será executado.
Para assinatura de documentos tratados em conformidade com o Decreto 10.278, os arquivos que atingirem 300MB ou mais deverão ser tratados com o fracionamento em partes sequenciais devidamente nomeadas. Caso haja numeração preexistente, como o número de atendimento, sugerimos utilizar essa identificação no nome do arquivo para facilitar a organização e a futura localização do registro no ArqGED.
Exemplo:
Prontuário de atendimento nº 100, o fracionamento correto do arquivo deve ser:
100 parte 01/03.pdf
100 parte 02/03.pdf
100 parte 03/03.pdf
Esse procedimento visa otimizar o manuseio e a entrega dos arquivos, evitando possíveis dificuldades no processo de assinatura do acervo.
Em conformidade com o Decreto nº 10.278/2020, que estabelece os requisitos técnicos para a digitalização de documentos públicos e privados, o processo de assinatura do documento digitalizado tem como finalidade atestar a integridade e a autenticidade do processo de digitalização. Dessa forma, o documento deve ser assinado digitalmente pelo responsável que realizou a digitalização.
No momento da assinatura digital, é gerado um hash criptográfico que garante que o arquivo não sofreu qualquer forma de alteração na digitalização. Caso o documento seja manipulado ou modificado posteriormente, esse hash é automaticamente corrompido, colocando o arquivo em desconformidade com os requisitos estabelecidos pelo Decreto nº 10.278/2020.
Portanto, não se deve realizar qualquer tipo de manipulação ou edição no documento, sob pena de invalidação do processo e perda da conformidade normativa.
Configurar colunas da tela 
As colunas exibidas na tela podem ser escolhidas de acordo com o que se deseja que seja exibido. No campo “Colunas com os dados de identificação do documento”, é possível escolher as colunas que serão exibidas ao se realizar a busca de arquivos do tipo documental selecionado. No campo à esquerda são exibidas as colunas disponíveis e no campo à direita são mostradas as colunas selecionadas que serão exibidas.
Para exibir uma coluna, selecione-a no campo à esquerda e clique no ícone “>>”. Para retirar uma coluna da visualização, basta selecioná-la no campo à direita e clicar no ícone “
Clique para ampliar a imagem
Digitalizar documento 
Ao clicar neste ícone o usuário será direcionado para o módulo ArqScan para que seja feita a indexação do registro selecionado.
Reservar documento 
Este ícone só será habilitado se houver documento físico associado ao registro selecionado, ou seja, documentos que tenham sido castrados como de “Guarda Interna” ou “Guarda Terceirizada” na tela Documento > Cadastrar. Neste caso será possível solicitar a consulta aos documentos físicos por meio deste ícone.
Reservar caixa 
Este ícone só será habilitado se houver caixa física de documentos associada ao registro selecionado. Neste caso será possível solicitar a consulta aos documentos das caixas por meio deste ícone.
Reservar subcaixa 
Este ícone só será habilitado se houver subcaixa física de documentos associada ao registro selecionado. Neste caso será possível solicitar a consulta aos documentos das subcaixas por meio deste ícone.
Ativar novo fluxo 
Utilizado para ativar um novo fluxo com o registro selecionado já associado a ele. Esse ícone só será habilitado se o cliente possuir o serviço ArqFlow contratado. Será aberta a tela “Ativar Novo Fluxo”.
Descompartilhar 
Utilizado para cessar o acesso aos links gerados por meio do botão “Compartilhar” e enviados por e-mail a usuários externos. Neste caso as pessoas que clicarem no link não conseguirão mais acessar o documento compartilhado.
Como compartilhar um documento quando ele já possui um compartilhamento em execução
Neste caso, o processo seria realizar o “Descompartilhamento”, conforme orientação anterior e realizar novamente o compartilhamento, porém, neste caso os usuários com acesso ao documento perderiam o a link, ou seja o acesso seria cessado.
Para que os compartilhamentos anteriores não sejam perdidos, o ideal é ao clicar no ícone de “Descompartilhar”
Filtrar dados de registro
É possível também filtrar os resultados exibidos utilizando o campo “Filtrar dados de registro”.
Atualizado há 10 dias