• Guia do Cliente
🔹 Devolução
Atendimento de uma Solicitação de Devolução – Documento, Caixa ou Subcaixa
Nesta tela são exibidas as solicitações de devolução feitas pelos clientes por meio do menu Solicitações > Devolução, aqui são consideradas todas as solicitações de devolução, seja ela de documento, caixa ou subcaixa.
No cabeçalho são apresentadas as opções de filtros disponíveis:
Caixa ou Subcaixa: Permite a busca do pedido de devolução pelo número da caixa ou da subcaixa.
Código Documento: Permite a busca do pedido de devolução pelo código do registro.
Código Devolução: Permite a busca do pedido de devolução pelo código de consulta anotado ou colado no verso do documento no atendimento do pedido de consulta.
Tipo de Guarda: Exibe uma modal para seleção dos pedidos realizados para Guarda Terceirizada e para Guarda Interna, na visão do cliente (apenas quando o cliente possui as duas modalidades contratadas).
Empresa: Exibe a lista de clientes de guarda terceirizada atendidos pela Unidade.
Pesquisar: Clique para efetivar a busca com os filtros selecionados.
Ao selecionar um pedido são habilitados os ícones:
Editar: Permite a edição do pedido para atendimento da devolução.
Visualizar: Permite a visualização dos dados do pedido, sem interação.
Exportar: Permite exportar os dados do pedido para o .CSV
Selecione a solicitação que deseja atender e clique em “Editar”.
Será aberta a tela de atendimento do pedido que é dividida em duas abas:
Aba Dados Gerais
Nesta aba são exibidas algumas informações inativas para edição, trata-se de dados inseridos no sistema no decorrer do processo. Nesta etapa o status do pedido é apresentado como “Aguardando”, ou seja, precisa de interação do atendente para prosseguir.
Selecione na lista o nome do atendente responsável por realizar a devolução do volume no sistema, depois clique “salvar”.
Aba Detalhes
Nesta aba é encontrado o detalhamento dos documentos ou caixa ou subcaixas devolvidos pelo cliente (solicitante).
Clique para “Receber”. Neste momento os volumes ainda não foram conferidos fisicamente, trata-se de um recebimento da quantidade de volumes.
Já de posse dos volumes em meio físico, faça a conferência dos códigos listados na devolução no sistema com os códigos entregues ao arquivo.
Na devolução de documentos, o código deve ser validado considerando a informação que foi anotada ou colada no verso do documento no momento do envio do volume para o cliente e não o código do registro no sistema.
Marque na tela os códigos efetivamente recebidos e clique em “Conferir”.
Quando identificados volumes listados no pedido, porém, não recebidos fisicamente, estes devem ficar desmarcados na tela, pois deverão ser checados pelos responsáveis.
Neste caso, somente os volumes selecionados serão validados:
O responsável pela conferência dos volumes na Unidade Arquivar, ao identificar que os volumes não foram enviados em sua totalidade para devolução, deve entrar em contato com o solicitante informando da divergência para a regularização imediata da situação, é importante ainda fazer formalização do ocorrido por e-mail, bem como o registro da resolução da pendência.
Como exemplo: Ao pesquisar a caixa que não foi identificada na devolução, é possível observar que ela continua com status “Emprestada”, ou seja, ela não teve sua devolução concluída no sistema. O mesmo ocorre com um documento ou uma subcaixa que não foi enviada.
Para que o status do volume seja alterado novamente para “Armazenada (o)” e para que ele possa estar novamente disponível para reserva e nova consulta, o processo de devolução deve ser iniciado novamente, pois não é mais possível confirmar o recebimento do volume no pedido de devolução anterior, já que ele foi concluído.
Ao concluir o processo de devolução o Status do pedido é alterado para “Guardado” e a lista de ações do atendimento é atualizada. Logo as caixas, subcaixas e documentos já se encontram disponíveis para novos pedidos no sistema.
Encerrado o processo de devolução no sistema, a Unidade Arquivar deve se organizar para retornar com os volumes para seus devidos locais de alocação no arquivo, evitando que o volume seja novamente solicitado pelo cliente e não seja encontrado em seu local de guarda. Cuide para que o processo de devolução dos volumes seja devidamente concluído.
Atualizado há 7 dias