Visualizar Processo

Na Caixa de Entrada são listados todos os processos nos quais o usuário participa como signatário, ou seja, como quem assina por meio da Plataforma ArqSign.

O signatário de um processo de assinatura pode ser também o remetente do processo e neste caso o processo será exibido tanto na Caixa de Entrada quanto no menu Enviados.

Ao clicar em um processo, será aberta a tela de visualização, que apresenta os documentos enviado, seus status e data de vencimento. No canto direito da tela são apresentadas informações dos signatários como dados pessoais, papel de signatário e status da assinatura.

Colunas da tela principal – Caixa de Entrada

Coluna Nome do Processo: Nesta coluna são exibidos o nome do processo e o nome do signatário. Se houver mais de um signatário será mostrado o nome do primeiro e a quantidade de outras pessoas que deverão assinar.

Coluna Responsável: Nesta coluna são apresentados o nome e e-mail de quem enviou o processo (remetente).

Coluna Status: Os status possíveis para um processo são: “Aguardando” (nenhum participante assinou até o momento), “Em processo” (um ou mais participantes já assinaram, mas ainda faltam assinaturas) e “Concluído” (todos os participantes já assinaram). Ao passar o mouse sobre o status são exibidas informações sobre quais signatários ainda estão com assinatura pendente e quais já concluíram, além dos dados desses signatários.

Coluna Tamanho: Nesta coluna é exibido o tamanho dos arquivos do processo.

Coluna Pasta: Nesta coluna é exibida a pasta do diretório onde o processo está armazenado. Caso o usuário não tenha permissão de acesso à pasta, será exibido “Sem pasta”.

Coluna Enviado: Informações sobre a data e hora em que o processo foi enviado.

Coluna Concluído: Informações sobre a data e hora em que o processo de assinatura foi concluído. Caso ainda não tenha sido concluído esta coluna ficará em branco.

Coluna Ações: Esta coluna exibe botões de ação sobre o processo. Esses botões serão exibidos de acordo com o perfil do usuário. Será sempre exibida nesse botão a ação prioritária de execução, de acordo com o perfil do usuário e status do processo.

Barra de filtro: É possível localizar um ou mais processos utilizando-se os filtros disponíveis para busca. A busca pode ser feita pelo nome ou e-mail do responsável pelo envio, pelo nome de um dos signatários, pelo status do processo (na Caixa de Entrada só serão exibidos os processos com status “Concluído”, Aguardando” e “Em processo”), pela pasta onde o processo está armazenado ou pela data de conclusão das assinaturas.

Ações individuais – Caixa de Entrada

Assinar

Disponível somente se o processo ainda não tiver sido assinado pelo signatário e seja a sua vez de assinar de acordo com a ordem estabelecida pelo remetente, se houver. Ao clicar neste botão o usuário é direcionado para a tela de assinatura do documento.

Histórico

Aqui é possível visualizar o histórico do processo de assinatura e seus documentos. Selecione o botão de eventos para visualizar detalhadamente os dados. Nesta tela também é possível baixar os arquivos originais do processo.

Com o botão de eventos posicionado para a direita, observamos os dados do processo na tela.

Com o botão de eventos posicionado para a esquerda, é possível visualizar os Id’s e Hash’s dos documentos, no caso de um processo com mais de um documento não agrupados.

Alterar Pasta

Esta opção só será exibida se o usuário tiver acesso à conta na qual o processo está armazenado. Ao clicar nesta opção ele poderá alterar a pasta do diretório onde o processo está armazenado.

Alterar Proprietário

Esta opção só será exibida se o usuário além de signatário for também o remetente do processo. Ao clicar nesta opção ele poderá alterar o proprietário do processo. Ao executar essa ação não será possível realizar outras atividades de gestão do processo.

Baixar Arquivo

Quando processo possuir um documento ou é um compartilhamento de apenas um documento do processo, o sistema faz download do documento do processo e do registro de assinaturas em uma pasta.zip.

A pasta zip é nomeada com o nome do processo e o arquivo de registro de assinatura é nomeado como NomeDocumento_Registro de assinatura.

Quando o processo possuir mais de um documento, o sistema exibe modal com os documentos do processo para o usuário selecionar quais documentos deseja baixar. Caso seja um compartilhamento, deve-se listar apenas os documentos que foram compartilhados.

O Registro de Assinaturas exibe todas as informações sobre as assinaturas eletrônicas e digitais realizadas durante o processo, como nome dos signatários, data e hora da assinatura, localização, IP de onde foi realizada, dados dos certificados digitais utilizados etc.

Cancelar

Esta opção só será exibida se o usuário além de signatário for também o remetente do processo. Ao clicar nesta opção o processo é cancelado e a sequência de assinaturas é interrompida. Essa opção não será exibida se o status do processo for “Concluído”.

Compartilhar

Essa opção permite que o usuário crie um link de acesso a um ou mais documentos do processo que poderá ser compartilhado com outras pessoas que não sejam participantes do processo de assinatura. Esse link pode ter prazo de validade determinado ou indeterminado e o usuário pode definir se deseja permitir que as pessoas que acessarem visualizem também os anexos enviados pelos signatários.

Quando o processo com mais de um documento não agrupados não possui compartilhamento de documentos, o sistema abre a modal para o usuário selecionar os documentos do processo que deseja compartilhar.

Quando o processo com mais de um documento possui compartilhamento de documentos, o sistema abre a modal com os links já compartilhados.

Ao expandir as ações do link de compartilhamento, é possível visualizar a tela de compartilhamento novamente ou e excluir o compartilhamento realizado.

Ao compartilhar os documentos do processo, o usuário tem a possibilidade de enviá-los por e-mail clicando no botão “Enviar Link por e-mail”.

Adicione no campo indicado todos os e-mails que devem receber a documentação compartilhada.

Visualização de documentos compartilhados

Quando realizado o compartilhamento de apenas um documento de um processo com mais de um documento não agrupado, ao abrir o documento, será apresentado somente o documento compartilhado com o usuário.

Observe que são apresentados na lista apenas os dados dos signatários:

Quando realizado o compartilhamento de mais documentos do processo, é apresentado na lista, além dos dados dos signatários, os demais documentos do processo:

Alterar Agendamento da Renovação

Esta opção só será exibida se o usuário além de signatário for também o remetente do processo. Utilizada para alterar ou incluir um prazo de renovação do processo estipulado anteriormente no menu Novo Processo > Adicionar Documentos.

Recusar Assinatura

Disponível somente se o processo ainda não tiver sido assinado pelo signatário e seja a sua vez de assinar de acordo com a ordem estabelecida pelo remetente, se houver. Utilizado quando por algum motivo o signatário não deseja assinar o processo. Neste caso ele deve inserir uma justificativa para a recusa e clicar em “Recusar Assinatura”.

Reenviar

Esta opção só será exibida se o usuário além de signatário for também o remetente do processo e se o processo estiver vencido, ou seja, o prazo de assinatura terminou antes que todos os signatários tenham assinado. Ao clicar neste botão serão exibidas as informações de ordem de envio para os destinatários, e-mail ou telefone para onde o processo foi enviado, código de segurança para acesso ao processo (se houver) e ícone “Editar”, que permite a edição das informações do destinatário.

Renomear

Esta opção só será exibida se o usuário além de signatário for também o remetente do processo.

Quando o processo possui apenas um documento, o sistema permite alterar o nome do processo:

Quando processo possui mais de um documento, o sistema permite alterar o nome do processo e o nome dos documentos do processo.

O campo “Renomear documentos do processo” é exibido, somente se o usuário logado for o remetente do processo e o processo possuir mais de um documento/arquivo.

Por padrão, este campo é exibido desmarcado e ao ser marcado, o sistema lista todos os documentos do processo habilitados para edição.

O usuário tem a possibilidade de mover os documentos, alterando a ordenação deles. Ao mover os documentos, o sistema atualiza a numeração na frente de cada documento.

Excluir: Utilizado para excluir o arquivo, que irá para a caixa Excluídos .

Ações em lote – Caixa de Entrada

É possível selecionar mais de um processo marcando-se os checkbox ao lado do nome do arquivo e executar ações em lote. As ações em lote só poderão ser executadas em processos em que o usuário for além de signatário o remetente do processo.

Mover Processo(s)

Ao clicar neste ícone será possível alterar a pasta onde os processos selecionados estão armazenados. Só será possível executar essa ação em documentos em que o usuário for além de signatário o remetente do processo.

Reenviar

Ao clicar neste ícone será possível reenviar os documentos selecionados para os destinatários que ainda não assinaram. Só será possível executar essa ação em processos em que o usuário for além de signatário o remetente do processo e que não estejam com o status “Concluído”.

Cancelar Envio

Ao clicar neste ícone será possível cancelar o envio dos processos selecionados, interrompendo a sequência de assinatura. Só será possível executar essa ação em processos em que o usuário for além de signatário o remetente do processos e que não estejam com o status “Concluído”.

Excluir

Ao clicar neste ícone será possível excluir os processos selecionados. Só será possível executar essa ação em processos em que o usuário for além de signatário o remetente do processo e que estejam com o status “Concluído”.