O processo de assinatura eletrônica de documentos pode ser realizado por três caminhos:

Por e-mailPor WhatsappPor acesso direto ao ArqSign via login

Ocorre quando o responsável recebe uma notificação por e-mail, informando que o documento deve ser assinado e disponibilizando o link para acesso ao documento ou aos documentos do processo de assinatura.

O usuário responsável pela assinatura receberá uma notificação por e-mail com o link para acesso ao(s) arquivo(s). Este e-mail apresentará também o nome do remetente e o prazo para assinatura. Se o destinatário tiver definido uma mensagem personalizada, ela também será exibida nesta notificação.

Ao clicar no link ou informar o código, o usuário será direcionado para a tela de assinatura.

Ocorre quando o responsável recebe uma notificação por WhatsApp, informando que o documento deve ser assinado e disponibilizando o link para acesso ao documento.

O usuário responsável pela assinatura receberá uma mensagem por WhatsApp com o link para acesso ao arquivo. Esta mensagem apresentará também o nome do remetente e o prazo para assinatura. Se o destinatário tiver definido uma mensagem personalizada, ela também será exibida nesta notificação.

Ao clicar no link ou informar o código, o usuário será direcionado para a tela de assinatura.

Ao final do processo será exibida uma mensagem de sugestão para que ele crie uma conta de teste grátis.

A criação da conta de teste grátis não é obrigatória.

O signatário receberá também uma mensagem por WhatsApp confirmando a conclusão do processo de assinatura.

Ocorre quando o responsável pela assinatura acessa diretamente a plataforma e verifica a lista de documentos pendentes de assinatura.

Depois de conectado à conta, o usuário deve clicar no menu Caixa Postal > Caixa de Entrada. Para assinar um documento, é preciso clicar no botão “Assinar” do arquivo desejado.

Assinando um documento

Etapa 1 – Acessando o documento

Se o remetente tiver definido um código de segurança para abertura do documento, será solicitado que o signatário informe o código, que deve ter sido recebido anteriormente por e-mail, WhatsApp, SMS ou pelo próprio remetente. Caso não possua o código o usuário deve clicar em “Não Recebi o Código”.

O documento será apresentado na tela para assinatura. Na parte superior da tela serão apresentados os nomes do responsável pelo envio, o nome do documento, a navegação entre páginas e os botões de zoom e visualização do documento em tela cheia.

Para o processo que possui mais de um documento não agrupados, será apresentada a tela com a listagem dos documentos do processo.

A plataforma lista os documentos do processo conforme a ordem definida ao enviar os documentos para assinatura.

Ao clicar sobre o link de um documento, o sistema exibe o documento selecionado, apresentando no menu lateral os documentos do processo e sinalizando os documentos lindos e/ou não lidos.

Para o processo que possuir apenas um documento, o sistema não exibirá uma listagem lateral de arquivos e apresentará somente o botão “Assinar” no rodapé da página.

Para processos com um documento, o sistema exibe o botão “Assinar Documento “conforme parâmetro de obrigatoriedade de leitura dos documentos.

Se o processo, com mais de um documento, possui a configuração de “Obrigar Leitura dos Documentos“, o sistema habilita o botão “Assinar Documento” somente após a leitura de todos os documentos do processo.

Com obrigatoriedade de leituraSem obrigatoriedade de leitura

Quando o processo possui obrigatoriedade de leitura dos documentos, o botão de “Assinar Documentos” aparece desabilitado para o usuário assim que ele entra no processo. Neste caso, o ícone de visualização sinaliza os documentos lindos e/ou não lidos para que ele possa passar por todos os arquivos, habilitando ao final da leitura o botão de “Assinar Documentos”.

Clicando em “Opções”, o signatário poderá executar as seguintes ações:

Histórico

Aqui é possível visualizar o histórico do processo de assinatura e seus documentos. Selecione o botão de eventos para visualizar detalhadamente os dados.

Com o botão de eventos posicionado para a esquerda, observamos os dados do processo na tela.

Com o botão de eventos posicionado para a direita, é possível visualizar os Id’s e Hash’s dos documentos, no caso de um processo com mais de um documento não agrupados.

Recusar Assinatura

Utilizado quando por algum motivo o signatário não deseja assinar o documento. Neste caso ele deve inserir uma justificativa para a recusa e clicar em “Recusar Assinatura”. Ao recusar a assinatura o processo de assinatura do documento será automaticamente cancelado para todos os envolvidos e aparecerá com o status “Cancelado” para o remetente responsável pelo documento.

Concluir Mais Tarde

Utilizado para retornar e concluir a assinatura em outro momento, sempre que selecionada esta opção a plataforma apresentará uma mensagem de validação da ação.

Baixar Arquivo

A opção que permite fazer o download dos documentos existentes no processo de assinatura. Selecione o(s) arquivo(s) que deseja e clique em “Baixar”.

Nesta fase do processo os documentos ainda não foram assinados, então só é possível baixar os arquivos, sem o registro das assinaturas.

No rodapé da página, temos ainda o “Termo de assinatura eletrônica” que pode ser visualizado pelo usuário a a opção de alterar o idioma da plataforma, disponível atualmente em “Inglês – USA”, “Espanhol – Espanha” ou “Português – Brasil”.

Ao assinar o documento o sistema registrará o aceite do “Termo de Assinatura Eletrônica” do signatário automaticamente.

Para prosseguir com a assinatura, o signatário deve clicar em “Assinar”.

Etapa 2 – Dados do signatário e Anexos

No próximo item, se houver configuração prévia solicitando que o signatário forneça dados complementares, ele deverá informá-los.

Se também tiver sido solicitado ao signatário anexar arquivos, no campo “Anexos” ele deverá fazer o upload dos documentos pedidos. Depois de concluir, o usuário deve clicar em “Avançar”.

Etapa 3 – Estilo de Assinatura

O Estilo de Assinatura é a representação visual da assinatura do usuário. Para concluir a assinatura de um documento, o usuário deverá escolher de que forma irá assinar, considerando as configurações realizadas pelo destinatário em Novo Documento. Neste momento o destinatário deverá informar qual a representação visual deve ser utilizada pelo signatário: “Padrão, Desenho ou Imagem”, ou somente “Padrão (Texto)” ou somente “Desenho” ou somente “Imagem”.

• Padrão: Neste estilo o usuário deve informar o nome completo e definir o estilo (fonte) como o texto deverá ser apresentado. Para isso deve clicar em “Estilo” e fazer a definição.

• Desenho: Para assinar com um desenho, o usuário deverá, no campo “Área de Desenho da Assinatura” assinar ou rubricar utilizando o mouse. Para corrigir, deve clicar no ícone “Apagar”.

• Imagem: Se desejar, o usuário pode fazer o upload de uma imagem que represente sua assinatura.

Para concluir o signatário deve clicar em “Concluir”. Se foi solicitado no documento que ele assine como Pessoa Física e Jurídica, será utilizada a mesma assinatura para as duas situações.

Etapa 4 – Assinando eletronicamente ou com certificado digital

Depois de definir o Estilo de Assinatura, será solicitada a assinatura do usuário que pode ser:

A. Assinatura Eletrônica

Na assinatura eletrônica o usuário informa seus dados de pessoa física ou jurídica e a própria Arquivar certifica a autenticidade e veracidade das informações apresentadas.

Se o usuário estiver utilizando uma assinatura eletrônica, será necessário que informe os campos obrigatórios solicitados. Os campos obrigatórios variam de acordo com o documento. O símbolo * indica que a informação é de preenchimento obrigatório.

B. Assinatura Digital – ICP Brasil e Outros

Instalação dos plugins necessários para a utilização dos certificados digitais

Para o uso de assinatura digital será necessário, antes do primeiro uso, a instalação da extensão “ArqSign Certificado Digital” (disponível nas lojas de extensões dos navegadores) e do Arquivar Native Module (disponibilizado durante o processo).

1. Ao clicar em “Instalar Agora”, será aberta a janela com o link para o download da extensão “ArqSign Certificado Digital”.

2. Faça a instalação da extensão de acordo com o navegador que estiver utilizando.

3. Depois da concluir a primeira instalação, retorne à plataforma ArqSign e prossiga com a instalação do plugin Arquivar Native Moduleclicando em “Clique aqui para fazer o download…”.

4. Depois de concluir a segunda instalação, retorne à plataforma ArqSign. Será exibida uma mensagem de conclusão das instalações.

AppNative

Devido a uma mudança de tecnologia utilizada na última atualização da plataforma, todos os clientes deverão atualizar manualmente o instalador do AppNative (baixar e instalar), pois, não será possível realizar a atualização de forma automática.

No momento da assinatura, caso o processo de atualização não tenha sido realizado, a plataforma deverá baixar o arquivo de instalação e apresentar uma mensagem para orientação do usuário no processo de instalação.

Instalação da Extensão em diferentes navegadores de internet

Google ChromeMozilla FirefoxMicrosoft Edge

1. Para instalar a extensão “ArqSign Certificado Digital” no Google Chrome você irá clicar nos três pontinhos no canto superior esquerdo da tela.

1. Em seguida clicará em “Extensões” e depois em “Acessar a Chrome Web Store”.

2. Buscar por “ArqSign Certificado Digital”.

3. Clicar no resultado da pesquisa.

4. Clicar em “Usar no Chrome”.

5. Clicar em “Adicionar extensão”

6. Prontinho, extensão adicionada com sucesso, só precisará fazer isso na primeira vez que assinar com certificado digital, nas próximas a extensão já se manterá instalada em seu navegador.

Tendo instalado a extensão e o módulo do certificado, o usuário poderá dar sequência ao processo de assinatura.

Assinando com Certificado Digital

Se tiver sido definido que o usuário deverá assinar utilizando um certificado digital (ICP Brasil e ICP outros), será exibida uma lista com todos os certificados instalados na máquina do usuário e na conta da plataforma ArqSign.

Ele deverá selecionar aquele com o qual irá assinar e informar o código PIN do certificado (se solicitado). Caso ele precise assinar também como Pessoa Jurídica, a assinatura será utilizada nas duas situações.

Os certificados hospedados na conta da plataforma ArqSign do usuário apresentados aqui deverão ter sido anteriormente importados na tela Meu Perfil > Aba Certificado Digital. Caso o usuário tenha o certificado digital hospedado na ArqSign, será oferecida a ele a opção de autenticação na plataforma para utilizar o certificado que possui.

Para finalizar o processo de assinatura, o signatário deve clicar em “Concluir”. Ele será direcionado para uma tela pop-up, que será diferente conforme a sua situação.

Se já tiver uma conta ativa na plataforma de assinatura e estiver logado, poderá clicar na opção “voltar para a plataforma” e será direcionado para sua caixa de entrada ArqSign.

Se já tiver uma conta ativa na plataforma de assinatura, mas não estiver logado, poderá clicar na opção “acessar minha conta” e poderá informar suas credenciais para acessar.

Se o signatário não tiver uma conta cadastrada na plataforma, será exibida uma mensagem de sugestão para que seja criada uma conta de teste grátis, ou para que possa saber mais onde o usuário será direcionada para a página de mais informações no site ArqSign.

A criação da conta de teste grátis não é obrigatória.

Concluindo a assinatura

Concluído o processo de assinatura, o destinatário recebe a a notificação de conclusão das assinaturas, por e-mail ou WhatsApp, onde a plataforma envia a(s) cópia(s) do(s) Documento(s) assinado(s) e o respectivo Registro de Assinaturas para os destinatários, considerando as configurações da conta (link ou arquivo). Quando houver mais de um arquivo no processo, a plataforma envia um arquivo zip com todos os documentos e seu respectivo registo de assinatura.

Se o remetente tiver definido que deverá ser gerado um QR Code no Registro de Assinaturas na tela Configurações Avançadas do cadastro do documento, esse QR Code será exibido na folha de registro das assinaturas.