Para organizar os documentos você pode acessar um dos tutoriais abaixo:

• Estrutura de diretórios para clientes que ainda não assinaram documentos
• Estrutura de diretórios para clientes que já assinaram documentos

ou seguir o passo a passo descrito abaixo:

Como Criar Estrutura de Diretórios:

1. Revise as permissões dos usuários deixando somente o seu usuário como Administrador Global o que irá evitar que outros usuários acessem todas as pastas e documentos. Para isso acesse o menu Administração > Usuários.

2. Crie a estrutura de diretórios no menu Processos/Pastas.

3. Se você já tem documentos na pasta raiz, mova-os para as devidas pastas no menu Processos.

Como definir Permissões de acesso aos Diretórios:

1. Para facilitar, crie grupos de usuários (exemplo: por setores ou funções) no menu Administração > Grupo de Usuários, como no exemplo abaixo:

a) Comercial – Gerência (Perfil de Diretórios – Administrador)

b) Comercial – Vendedores (Perfil de Diretórios – Colaborador)

c) Comercial – Outras funções com função de leitura (Perfil de Diretórios – Leitor)

2. Insira os grupos criados na pasta raiz e habilite permissão de leitura para todos por meio do menu Processos > Ações.

3. Ajuste as permissões das pastas setoriais no menu Processos e selecione a pasta Ações > Editar permissões;

4. Crie ou edite usuários e ajuste permissões de acesso conforme tabela abaixo. Clique na imagem para ampliar.

Permissões para Diretórios:

Somente o Administrador Global da conta terá acesso ao menu de diretórios e por este motivo é tão importante cuidar para que somente pessoas sem restrições de acesso estejam com este perfil. Abaixo algumas das ações permitidas ao Administrador Global no menu Diretórios:

1. Perfil de usuários – Perfil definido durante a criação do usuário e que designa as ações do usuário na plataforma. Atualmente há duas opções: Remetente de Documentos e Administrador Global.

a) Remetente de Documentos – Usuário sem permissão de acesso às funcionalidades de gestão da plataforma.

b) Administrador Global – Usuários com permissão de acesso a todas as funcionalidades da plataforma.

2. Perfil de Diretórios – Perfil que designa a permissão de acesso do usuário ou grupo a Diretórios. Os perfis de diretório podem ser: Administrador, Colaborador e Leitor.

a) Administrador – Um usuário ou grupo de usuários com este perfil de diretórios pode consultar e baixar conteúdo, incluir, mover, compartilhar e renomear documentos, excluir ou incluir novas pastas, além de poder mudar permissões de acesso.

b) Colaborador – Um usuário ou grupo de usuários com este perfil de diretórios pode consultar e baixar conteúdo, incluir, mover, compartilhar e renomear documentos à pasta a que tem este perfil.

c) Leitor – Um usuário ou grupo de usuários com este perfil de diretórios pode apenas consulta e baixar o conteúdo da pasta e documentos.

Clique aqui e assista ao vídeo explicativo.